Entrevista a Joel Vicient, SVP y General Manager, South Europe de Emburse Captio

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Joel Vicient, SVP y General Manager, South Europe de Emburse Captio

“La fórmula maestra para mejorar la gestión de gastos pasa por automatizar y digitalizar los procesos manuales”

 

Según los datos del informe de Tendencias de la gestión de gastos 2021, el 52% de las empresas siguen realizando manualmente la gestión de gastos, ¿qué creéis que motiva este comportamiento de las empresas?

La principal razón por la que creemos que las empresas siguen gestionando los gastos de manera tradicional es porque hasta la fecha siempre lo han hecho así, con el método manual. La empresa considera que su proceso actual ya le funciona. Cuando desde los inicios de la empresa tienes una persona -o más- dedicada a recopilar notas de gastos de los empleados cada final de mes, imputando los gastos uno por uno con Excel y comprobando que los gastos coinciden con los tiques, entendemos que las empresas ya ven como “normal” que el personal de Administración dedique tiempo a tareas de poco valor, y no en otras tareas donde podrían ser un activo muy importante como: en ayudar a aportar visibilidad sobre el negocio a tiempo, a ayudar en el diseño de nuevas estrategias, tareas de forecasting, estrategias para la optimización de la tesorería, etc.

Otros argumentos que se han plasmado en el informe son que no procesan un volumen de informes de gastos suficientes como para justificar un cambio de solución; o que sus recursos internos están demasiado ocupados o son insuficientes para realizar el cambio. Muchas empresas tienden a pensar que el cambio es largo y nunca encuentran un buen momento.

Otro motivo es el conocimiento insuficiente de las posibles soluciones en la nube, el salto al cambio digital da miedo y muchas empresas no saben ni por dónde empezar. Y la última razón, pero no la menos importante, es la falta de apoyo del equipo directivo.

 

¿La comodidad de un sistema que ya conocen manda más sobre el esfuerzo por aprender una manera más eficiente?

No manda más, pero sí que es un punto que pesa. Hacer el cambio a lo digital da vértigo. Las empresas ven el cambio como algo muy grande y quieren -y deben- asegurarse que la plataforma tecnológica sea segura, que sea escalable por si su empresa cambia de contexto, que se integre bien con los otros programas de la empresa, que tenga un buen equipo de soporte, y también que sea una herramienta fácil de usar.

Este punto de la usabilidad se entrelaza con otro de los miedos de las empresas: que sus empleados -ya sea del departamento de Administración y finanzas como de otro departamento- tengan una buena adopción y uso de la herramienta, y aprendan una nueva manera de trabajar. El reto es grande, pero el esfuerzo vale la pena. Quitar a los empleados de tareas manuales y de poco valor y conseguir más eficiencia y datos, que servirán para ser más competitivos, es un acierto seguro.

 

Según vuestro mismo estudio, un tercio de las empresas tarda 8 días en gestionar y devolver los gastos a sus trabajadores, ¿cómo afecta eso al trabajador que ha tenido que adelantar ciertos costes durante el mes?

Así es, según la encuesta, casi un tercio de los encuestados afirmó que a su organización le lleva al menos ocho días reembolsar un informe de gastos a partir del momento en que se aprueba. Cabe decir que la mayoría de las empresas realiza un informe de gastos mensual, por lo que un gasto está 15 días de promedio pendiente de enviar o justificar. A estos días deberemos de sumar los 8 mencionados anteriormente que es lo que tarda la empresa en revisar y aprobar los gastos recibidos.

Las demoras en la aprobación y el reembolso de los informes de gastos pueden contribuir a la frustración de los empleados, las devoluciones lentas a los clientes de los gastos reembolsables, la dificultad de previsión de efectivo y la extralimitación presupuestaria.

 

El 33% de las empresas no conoce el coste de procesar un único informe de gastos, ¿cuál sería ese coste real? ¿En qué medida se podría reducir con el uso de datos en la nube?

Para hacernos una idea: el 41 % de las empresas de entre 2.500 y 5000 empleados gasta menos de 10 $ en procesar un único informe de gastos, y el 37 % de las organizaciones con menos de 50 empleados también. Tenemos casos de clientes que han ahorrado el 75 % en la gestión de notas de gastos con nuestra plataforma. Pero el punto importante aquí es que ese 33 % no conoce el coste de procesar un único informe de gatos, y sin tener ese dato es importante que las organizaciones identifiquen oportunidades de mejora.

 

¿Cómo pueden las empresas mejorar en sus procesos internos de gestión de gastos? ¿Existe alguna fórmula maestra que simplifique y agilice estos procesos?

Las organizaciones que comprenden los desafíos de la gestión de gastos entienden la necesidad de hacer uso de una tecnología que simplifique el proceso de informes de gastos al tiempo que se garantiza el control y la visibilidad. La fórmula maestra pasa por automatizar y digitalizar los procesos manuales y que los empleados dispongan de una herramienta fácil de usar que les quite tiempo de tareas de poco valor.

La integración de la plataforma con los ERP o los sistemas de recursos humanos/finanzas heredados de la empresa también es un punto importante y un beneficio de la automatización de la gestión de gastos. Y que la puesta en marcha de la plataforma sea rápida, también.

Otra clave es que la plataforma sea usable y con una buena accesibilidad para las personas que viajan por trabajo. La accesibilidad móvil es un componente clave para la eficiencia de Travel & Expenses a los ojos de las organizaciones que han automatizado sus procesos. La captura de facturas, la creación automatizada de informes y los flujos de trabajo de aprobación eliminan la posibilidad de pérdida de tiques o facturas.

Por último, conectar una solución de gastos específica que disponga de tarjetas de gastos para empleados y sistemas como un ERP, un sistema de cuentas por pagar o una aplicación de tesorería, mejora la eficiencia al instante y también es una buena apuesta. La conexión elimina o reduce la introducción manual de datos, acelera la entrega de datos de gastos de manera descendente, disminuye la posibilidad de que se produzcan errores y proporciona una perspectiva de 360 grados con respecto al flujo de efectivo y al gasto corporativo.

 

Implementar un sistema digital de gestión de datos, ¿qué inversión puede necesitar por parte del empresario? ¿Existe algún tipo de ayuda/compensación teniendo en cuenta el número de empleados?

La inversión necesaria puede variar en función del grado de automatización e integración que requiera la empresa. Se puede implementar un proceso digital simple, con un coste reducido, o un proceso complejo que abarque también integraciones con todos los sistemas de la empresa y funcionalidades específicas, en cuyo caso puede necesitar una inversión mayor.

En todo caso, lo cierto es que este tipo de procesos tienen un ROI notable, que las empresas pueden empezar a percibir a corto plazo. En muchos casos, este retorno de la inversión cubre el coste de implementación en unos pocos meses. Esto ocurre con casi cualquier proceso que implique automatizar y modernizar tareas, que ayuda a aumentar la eficiencia y reducir costes en la empresa.

Más información en: https://landing.captio.net/informe-tendencias-en-la-gestion-de-gastos